Формирование новой записи

Формирование новой записи авансового отчета


     Для ввода нового авансового отчета нажмите кнопку <Добавить> или клавишу [Insert]. На экране появится форма ввода заголовка авансового отчета:

Рисунок 1. Форма ввода заголовка авансового отчета.

Заполните поля:

    Подразделение - наименование подразделения, на котором формируется документ. Выбирается из справочника бухгалтерских подразделений по кнопке (или при помощи клавиши [Серый плюс]).

    Номер - внутренний номер документа в системе. Заполняется системой автоматически. Вы можете ввести любое значение номера. В случае если документ с таким кодом уже существует, система выдаст сообщение об ошибке.

    Дата - дата и время создания документа в системе. По умолчанию устанавливается текущее значение даты и времени.

    Сотрудник - ФИО сотрудника, составляющего отчет о выданных ему средствах. Выбирается из справочника сотрудников.

    Задолженность - задолженность сотрудника по подотчетным суммам по выбранному подразделению на текущую дату. Поле заполняется автоматически.

    Сумма - значение суммы, за которую отчитывается сотрудник. Поле заполняется вручную.

    Примечание - дополнительная информация по документу. Поле заполняется вручную.

     Для работы со строками документа нажмите кнопку <Содержание> на панели инструментов формы ввода заголовка документа. На экране появится список строк документа. Для нового документа он пуст.

Рисунок 2. Список строк авансового отчета.

Для каждой строки в списке отображаются:
  • Наименование - расходы, за которые отчитывается подотчетное лицо.

  • Сумма всего - сумма расходов по строке авансового отчета.

  • Комментарий - дополнительная информация по документу. Как правило, в этой колонке отражены сопутствующие документы (товарные чеки, счета, билеты, квитанции и т.д.).

     В нижней части списка строк отображается общее количество строк документа и итоговая сумма по всем строкам авансового отчета.

     Для ввода новой строки документа нажмите кнопку <Добавить> на панели инструментов активного окна (или клавишу [Insert]). На экране появится список типов строк авансового отчета:

Рисунок 3. Список типов строк авансового отчета.

Выберите пункт:
  • Строка авансового отчета РУБ - для создания строки авансового отчета в рублях. По данной строке после акцепта будут сформированы проводки.

  • Строка авансового отчета РУБ (без проводок) - для создания строки авансового отчета в рублях без проводок. Как правило, используется в случае, когда сумма была потрачена на приобретение материалов или товаров, т.к. проводка по данной операции уже имеется в приходном документе.